收据和发票的区别：哪些支出必须拿发票才能税前扣除？

收据和发票在财务和税务处理中有明显区别，其使用场景和效力不同。以下是二者的区别及税前扣除的相关规定：

法律效力

• 发票：是法定的税务凭证，由国家税务机关监制，具有法律效力，可用于报销、记账及税务抵扣。
• 收据：通常仅作为收款证明（如押金、借款等），不具备税务抵扣功能，除非符合特定条件（如小额零星交易）。

内容要求

• 发票：需包含详细交易信息（如商品名称、数量、金额、税率、买卖双方信息等）。
• 收据：内容较简单，一般仅记录付款方、收款方、金额及用途。

使用场景

• 发票：用于企业对外经营支出、成本费用核算，是税务检查的重点依据。
• 收据：多用于非经营性质的资金往来（如内部借款、个人垫付等）。

根据中国税法（如《企业所得税法》及《发票管理办法》），以下常见支出需凭合法有效发票方可税前扣除：

增值税应税项目

• 购买货物、服务（如原材料、广告费、咨询费、运输费）等，需取得增值税发票（普票或专票）。

特定费用类型

• 会议费：需附发票及会议通知、签到表等佐证。
• 差旅费：交通费（机票、火车票）、住宿费需发票；餐饮费一般需发票（部分企业内控可能允许收据）。
• 办公费：办公用品、耗材采购需发票。
• 租赁费：房屋、设备租赁需发票。
• 广告宣传费：需广告公司开具的发票。
• 运输费：物流、快递费用需发票。

员工薪酬以外的福利支出

• 如集体福利（员工聚餐、节日礼品）需发票，但需注意个人所得税处理。

根据《企业所得税税前扣除凭证管理办法》（国家税务总局公告2018年第28号），以下情况可用收据或其他凭证替代发票：

区分税种

• 企业所得税扣除：需合法凭证（发票、财政票据等）。
• 增值税进项抵扣：仅限增值税专用发票、通行费电子发票等特定凭证。

凭证真实性

• 即使取得发票，若交易不真实（如虚开发票），仍不得税前扣除。

无法取得发票的处理

• 可要求税务机关代开发票，或提供合同、付款记录等证明交易真实性，但税务风险较高。

• 必须发票：采购原材料10万元、支付广告费5万元、支付咨询费2万元。
• 可用收据：向个人购买500元以下办公用品、员工预借差旅费。

建议企业在日常经营中规范凭证管理，结合具体业务咨询专业税务人员，以降低税务风险。